Wejście w życie KSeF 1.02.2026 spowoduje zmiany w funkcjonowaniu biur rachunkowych. Jeśli się do tego odpowiednio podejdzie – KSeF usprawni pracę biura. Ale jeśli się nic nie zrobi, aby do tego przystosować - to czas pracy potrzebny na księgowanie się wydłuży,pracownicy będą poświęcać więcej czasu na kwalifikację dokumentów, a klienci będą w większym stopniu angażowani w procesie księgowania.

Do tej pory oprogramowanie księgowe służyło jak sama nazwa wskazuje – do księgowania. Do wprowadzania dokumentów, do ich dekretacji, sporządzania deklaracji podatkowych i ich wysyłania. Ale teraz to już nie wystarczy. Praca księgowego to nie tylko praca z dokumentami, to również kontakt z klientem

Wszyscy producenci oprogramowania uzupełniają swoją ofertę o dodatkowe moduły przeznaczone do kontaktowania się z klientem. Oprócz tego zewnętrzne, niepowiązane z nimi firmy przygotowują swoje oprogramowanie, które dostarczą funkcjonalności, którą producenci oprogramowania księgowego zaniedbali. KSeF spowoduje zwiększenie częstotliwości kontaktowania się Biura z klientem. Aby nad tym zapanować należy przemyśleć wymianę informacji Biuro/klient - uporządkować i sformalizować proces kontaktu z klientem.

Kategorie faktur do wyjaśnienia

Problem który pojawi się po wejściu KSeF jest prawidłowa dekretacja faktur kosztowych (zakupowych). Występują trzy kategorie faktur w zakupach, pod względem przebiegu dekretacji i każda kategoria wymaga innego podejścia.

1. Faktury, które są kosztem bez żadnych wątpliwości. Na podstawie ich treści biuro wie, że mają związek z działalnością gospodarczą, nawet bez kontaktowania się z klientem. Poza tym mogły być księgowane w koszty „od zawsze” i nic się tu nie zmieniło. Przykładowo – faktury za media, za telefony służbowe, stali dostawcy. Pytanie klienta „czy ta faktura jest kosztowa”, to jest w zasadzie pytanie retoryczne. Przez ile miesięcy będziemy pytać klienta o to samo? Raz powinno wystarczyć.‍
2. Faktury które kosztem nie mogą być. To można ustalić bez kontaktu z klientem na podstawie kliku przesłanek. Jeśli dobrze znamy działalność klienta, a zakupiony towar jest ewidentnie z innej branży – Biuro nie wrzuci tego w koszty. Takie samo/podobne zdarzenie mogło już mieć miejsce wcześniej i już pytaliśmy o to klienta i zostało potwierdzone, że to kosztem nie jest.
3. Faktury, z którymi nie wiadomo co zrobić. W tym i tylko w tym wypadku należy skontaktować się z klientem, bo on najlepiej wie, jaki był cel tego zakupu.

Możliwe są dwa warianty obiegu faktur zakupowych:

Wariant pierwszy: nic nie zmieniamy – działamy tak jak do tej pory

Plan jest następujący:
Faktury z KSeF z serwera pobiera klient. On je sprawdza i ustala, którą fakturę księgujemy, a którą pomijamy. W sumie to tak jak do tej pory – klient przynosił do biura tylko te faktury, które uznał za związane z działalnością gospodarczą – do wrzucenia w koszty i odliczenia VAT.

To rozwiązanie jest pierwszym i oczywistym, jakie przychodzi do głowy, ale ma jednak pewne wady:

• Trzeba wykupić narzędzie dla klienta, narzędzie zintegrowane z systemem, nauczyć go obsługi,przydzielić mu login i hasło, nauczyć go przeglądać faktury i zatwierdzać/anulować dokumenty. Ministerstwo nie zapewnia takiego narzędzia, w Aplikacji Podatnika Ksef nie ma możliwości, aby klient do dokumentów dodawał swoje uwagi lub znakował faktury jako„ukryte”. Taka funkcjonalność może się pojawić w przyszłości.
• Klient nie zawsze ma czas, nie zawsze pamięta aby faktury zatwierdzić. Miesiąc się kończy,wszystkie faktury z poprzedniego miesiąca już wpłynęły do KSeF, a klient milczy. Praca biura stoi, nie można ruszyć z miejsca. Tak jak przed KSeF opóźnienia z dostarczaniem dokumentów spowodują spiętrzenie pracy przed 20 dniem miesiąca.
• Należy się spodziewać reakcji klienta w stylu „to od czego mam biuro rachunkowe? Nie dość,że dostałem podwyżkę w związku z wejściem KSeF to jeszcze robicie ze mnie księgowego”
• Nawet jeśli klient oznakuje dokumenty jako kosztowe, to i tak należy je sprawdzić, bo klienci próbują do dokumentów kosztowych dorzucić wydatki prywatne, które kosztami nie są. Robili to do tej pory i będą próbować tego w przyszłości.
• Część wydatków stałych można zakwalifikować jako koszt bez pytania klienta o zdanie.Dostają faktury za prąd, za telefon takie same od lat. Wysyłając mu taką fakturę co miesiąc do zatwierdzenia, tylko go zirytujemy – może uznać uznać Biuro za niekompetentne, skoro co miesiąc zadaje mu takie same pytania. Albo uzna że Biuro ma bałagan i zapomina że pytali o to wcześniej.
• Czekanie na informacje od klienta powoduje, że obowiązuje zasada – „wszystko albo nic”. Nie możemy ruszyć z księgowaniem, zanim klient nie oznakuje dokumentów.
• Czekanie na informacje od klienta powoduje że obowiązuje zasada - „wszystko albo nic”. Nie możemy ruszyć z księgowaniem zanim klient nie oznakuje dokumentów.
  
• Klient zachoruje, wyjedzie na urlop, wypadło mu coś ważnego, co wtedy z dokumentami?

Aby plan się udał to:

a) Klient powinien zostać przeszkolony w zakresie obsługi panelu z którego będzie korzystać i zapamiętać jak z niego korzystać.
b) Klient powinien już na początku miesiąca pamiętać, aby wykonać swoją część – przejrzeć dokumenty i zatwierdzić co ma dalej się z nimi stać.
c) Klient nie powinien próbować przemycać wydatków prywatnych wśród firmowych, bo jeśli zacznie to robić, to oznacza że biuro i tak musi sprawdzać po nim, aby eliminować podejrzane wydatki.Jeśli macie klientów którzy spełniają powyższe warunki, to gratulacje - macie idealnych klientów, tylko pozazdrościć. Ten wariant jest dla was i zadziała.

Jeśli macie klientów, którzy spełniają powyższe warunki, to gratulacje – macie idealnych klientów, tylko pozazdrościć. Ten wariant jest dla was i zadziała.

Wariant drugi – biuro księguje, klient opiniuje

Klient uprawnia biuro rachunkowe do pobierania swoich faktur z KSeF. Biuro pobiera dokumenty bezpośrednio z serwerów i w przypadkach bezspornych samo decyduje co z nimi zrobić. Kontaktuje się z klientem, i pyta go o zdanie tylko w przypadku faktur „wątpliwych”. Jeśli mamy klienta, który ma małą ilość stałych faktur (np B2B fakturujący tylko swojego pracodawcę), to może się zdarzyć, że biuro bazując na jego historii wie co zrobić ze wszystkimi fakturami. Nie trzeba zadawać mu żadnych pytań. Już na samym początku miesiąca, nie czekając na niego można pobrać wszystkie faktury, i jeśli nie ma niespodzianek – zakończyć u niego księgowanie.
‍
A jeśli pewnych faktur jest mniej - 80% albo tylko 10%? Każda faktura zaksięgowana na początku nowego miesiąca (albo nawet pod koniec miesiąca za miesiąc bieżący), to więcej pracy przełożonej z 20 -25 dnia miesiąca, na pozostałe dni miesiąca.Pobierając faktury samodzielne – możemy bardziej równomiernie rozłożyć obciążenie pracowników biura w skali miesiąca.

‍

Co dalej?

W obu przypadkach, częściej lub rzadziej ale kontakt z klientem będzie konieczny. Trzeba wybrać jakieś gotowe rozwiązanie. Najlepiej gdy narzędzie do komunikacji z klientem pochodzi od tego samego producenta, który dostarcza program księgowy. Wtedy jest możliwe, że raz wprowadzone dane będą wprowadzane bezpośrednio do głównej bazy danych. Pobieranie danych do wysłania klientowi i jego odpowiedzi można automatycznie przypisać do faktur w bazie.Ale jeśli to nie jest możliwe, bo producent oprogramowania nie zapewnił takiego oprogramowania dodatkowego, albo jego działanie nam nie odpowiada – można skorzystać z oprogramowania dodatkowego od innego producenta. Firmy które dostarczały zewnętrzne programy do skanowania -teraz dostarczają oprogramowanie do komunikacji z klientem.

Inne rozwiązanie problemu

Można jednak podejść do tematu inaczej. Oprogramowanie Fakt Zero pozwala na komunikację z klientem bez dostarczania klientowi panelu do zarządzania fakturami. Główny program zawiera wbudowaną obsługę e-mail. Wybierając fakturę do wyjaśnienia, wysyłamy gotową wiadomość do klienta i wysyłamy ją bez wychodzenia z programu. Odpowiedź od klienta również odbieramy w samym programie księgowym. Wysłana wiadomość i odebrana odpowiedź są przywiązane do dokumentu, którego dotyczą.

Wdrożenie klienta do komunikacji z Biurem Rachunkowym w takiej formie jest proste – w zasadzie wymaga powiadomienia klienta: „będą przychodziły do Pana wiadomości od nas, proszę na nie odpowiadać”. Klient odpowiadający na takie wiadomości nie ma wrażenia, że Biuro chce zrobić z niego księgowego – on tylko odpowiada na pytania.

To nie jest jedyne zastosowanie dla wysyłania w programie Fakt Zero wiadomości do klienta. Wyjaśnianie wyciągów bankowych dla firm prowadzących pełną księgowość oraz wysyłanie dowolnych wydruków również ułatwia pracę Biura Rachunkowego.