Rok 2026 to czas weryfikacji. Stary model pracy, polegający na nerwowym dopinaniu wszystkiego w okolicach 20. dnia miesiąca, wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przestanie działać. 

Jego wdrożenie to coś więcej niż nowelizacja ustawy o VAT. To moment, w którym definitywnie kończymy z papierowymi dokumentami i ręcznym przepisywaniem danych - od teraz wszystkie z nich będą wystawiane i odbierane w jednym systemie w formie ustrukturyzowanej. Dla biur rachunkowych to ogromna zmiana, która budzi zrozumiałe obawy, ale daje też szansę na uporządkowanie wielu procesów.

KSeF wymusza przejście z pracy reaktywnej na pracę procesową. Kluczowe staje się nie tylko księgowanie dokumentów, lecz także:

• bieżące monitorowanie obiegu faktur,
• jasne zasady współpracy z klientami,
• wcześniejsze planowanie zamknięć okresów,
• oraz podział zadań w zespole oparty na nowych punktach kontrolnych.

W tym artykule skupiamy się na konkretach. Pokazujemy, jak zorganizować pracę biura rachunkowego w rzeczywistości KSeF tak, aby nowe obowiązki nie oznaczały większego chaosu, lecz stały się impulsem do uproszczenia procesów, lepszego zarządzania czasem i spokojniejszej pracy - zarówno dla zespołu, jak i dla klientów.

Terminy i technikalia – co musisz wiedzieć o KSeF?

Zanim przejdziemy do organizacji pracy, uporządkujmy fakty.

Co to właściwie jest KSeF?

Mówiąc najprościej: KSeF to wielka, cyfrowa "skrzynka pocztowa" Ministerstwa Finansów, przez którą musi przejść każda faktura B2B w Polsce.

Do tej pory faktura była plikiem PDF lub kartką papieru, przesyłaną mailem. Teraz ten proces się zmienia:

1. Wystawienie: Sprzedawca wysyła fakturę do centralnego systemu (KSeF).
2. Walidacja: System sprawdza, czy dokument jest technicznie poprawny. Jeśli tak – nadaje mu unikalny numer KSeF. To jest moment prawnego "wystawienia" faktury.
3. Odbiór: Nabywca nie czeka na maila. Loguje się do systemu i pobiera fakturę bezpośrednio z KSeF.

Kluczowa zmiana: Faktura staje się plikiem w formacie XML – ciągiem ustrukturyzowanych danych, które komputer rozumie w ułamku sekundy. Dla Ciebie jako księgowego oznacza to koniec ręcznego przepisywania kwot, dat i NIP-ów. To właśnie ta techniczna zmiana dotycząca fakturowania umożliwia automatyzację, o której piszemy w dalszej części.

Kiedy startuje KSeF? Ostateczny harmonogram

Ministerstwo Finansów ustaliło konkretne daty, które są kluczowe dla planowania pracy Twojego biura. Wdrożenie KSeF zostało podzielone na etapy, aby uniknąć paraliżu systemu.

Ważna uwaga: Choć mikrofirmy mają więcej czasu, w praktyce utrzymywanie dwóch systemów (papierowego i cyfrowego) w jednym biurze to prosty przepis na chaos. Rekomendujemy, aby dążyć do przeniesienia wszystkich klientów do KSeF najpóźniej w kwietniu 2026 roku.

Co zrobić, gdy system nie działa?

To najważniejsza zmiana w procedurach. Nie każda przerwa w działaniu to “awaria” dająca tydzień czasu na wystawienie faktur. Przepisy precyzyjnie rozróżniają te dwie sytuacje, a pomyłka w tym zakresie może sporo kosztować.

Musisz nauczyć zespół rozróżniać dwa stany:

Złota zasada: Jeśli nie widzisz oficjalnego komunikatu o awarii na stronach rządowych, zawsze zakładaj, że działasz w trybie Offline i musisz wysłać faktury następnego dnia.

Jak uzyskać dostęp do faktur sprzedażowych klienta?

Nie będziesz logować się na konto każdego klienta jego hasłem. Dostęp opiera się na bezpiecznych metodach uwierzytelniania i tokenach.

• Token autoryzacyjny: To najlepsze rozwiązanie dla biur. Klient generuje w systemie unikalny ciąg znaków (token) i przekazuje go biuru.
• Efekt: Wpisujesz token do swojego programu księgowego tylko raz. Od tego momentu program sam, automatycznie pobiera faktury klienta.

Numer KSeF w przelewach

Wielu przedsiębiorców pyta o konieczność wpisywania długiego numeru KSeF w tytułach przelewów. Uspokajamy: ten obowiązek został odroczony. Zgodnie z aktualnym stanem prawnym, obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach (w tym MPP) wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2027 r. Do tego czasu płatności realizujemy na dotychczasowych zasadach, co znacznie ułatwia okres wdrożeniowy w roku 2026.

Nowa organizacja pracy biura rachunkowego przy KSeF – koniec zatorów

Wdrożenie KSeF wymusza zmianę nawyków. Zamiast czekać na dokumenty do połowy miesiąca, możemy pracować na bieżąco. Przechodzimy na model księgowości ciągłej.

Praca rozłożona na cały miesiąc

W starym modelu klient dostarczał dokumenty "rzutem na taśmę". W KSeF faktury zakupowe są w systemie niemal natychmiast po zakupie. Dzięki temu Twój program księgowy może pobierać je codziennie. Księgowy przychodząc rano do pracy, ma już komplet wczorajszych dokumentów gotowych do sprawdzenia.

Nowa rola księgowego i bezpieczeństwo biura

Skoro dane z faktury (NIP, kwoty, daty) wczytują się same, rola księgowych ewoluuje w stronę kontrolera ich poprawności.

Weryfikacja merytoryczna to punkt krytyczny. System KSeF nie wie, czy zakupiony telewizor to wyposażenie biura, czy prywatny wydatek. Faktura w systemie wygląda tak samo.

• Zabezpieczenie biura: W umowie lub regulaminie współpracy musisz zastrzec, że za merytoryczny opis zdarzenia gospodarczego odpowiada klient.
• Zalecana procedura: Faktury nietypowe (np. gastronomia, RTV, paliwo przy mieszanym użytku) powinny trafiać do “kwarantanny” w systemie księgowym i wymagać “kliknięcia” (potwierdzenia związku z działalnością) przez klienta przez aplikację mobilną lub pulpit klienta. Bez tego biuro nie powinno domyślnie księgować takich kosztów, aby uniknąć odpowiedzialności karno-skarbowej.

Jak współpracować z klientem? Dwa modele

To najważniejsza decyzja, jaką musisz podjąć. Każdy podmiot korzystający z systemu KSeF powinien ustalić zasady współpracy z biurem rachunkowym. Jak zatem technicznie zorganizować obieg dokumentów?

Model A: Klient zatwierdza wszystko 

W tym wariancie klient musi zalogować się do systemu, przejrzeć każdą fakturę z KSeF i ją "zaakceptować", zanim trafi ona do księgowania.

• Ryzyko: Jeśli klient wyjedzie na urlop i nie zatwierdzi faktur, biuro nie może zamknąć miesiąca. To prosta droga do zatorów.

Model B: Biuro ma pełną kontrolę 

W tym podejściu biuro pobiera wszystkie faktury automatycznie. Program dzieli faktury na trzy grupy:

1. Oczywiste koszty: (leasing, telefony, stałe usługi) – księgowane automatycznie.
2. Ewidentne braki związku z firmą: odrzucane lub księgowane jako NKUP.
3. Wątpliwe: tylko te wysyłamy do klienta z prośbą o doprecyzowanie, czego dokładnie dotyczy dany wydatek, np. w przypadku faktur związanych z dostawą towarów, gdzie konieczne jest rozdzielenie faktur dotyczących towarów od innych transakcji.

Zaleta: Księgujesz 90% dokumentów bez angażowania klienta, a pytasz tylko o wyjątki.

KSeF a technologia, która pomaga w codziennej pracy

Inteligentne podpowiadanie 

Nowoczesne programy księgowe wykorzystują zaawansowane algorytmy do automatyzacji dekretacji. System "uczy się" na podstawie historii – jeśli przez ostatni rok faktura od Orange trafiała w "Usługi telekomunikacyjne", system zaproponuje to samo konto przy kolejnej fakturze. Wystarczy sprawdzić i zatwierdzić. W Fakt Zero wspiera w tym wirtualna asystentka Wanda, która realnie przyspiesza pracę. 

Wsparcie obejmuje również automatyczne pobieranie UPO oraz integrację z e-Deklaracjami i JPK, co eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych z serwerów MF.

Samofakturowanie

Dzięki KSeF biuro rachunkowe może łatwiej przejąć wystawianie faktur za klienta (samofakturowanie). Systemy zintegrowane wysyłają takie faktury prosto do KSeF, bez konieczności przesyłania plików samodzielnie. 

Najczęstsze mity o KSeF - jakie są fakty? 

Wokół Krajowego Systemu e-Faktur narosło wiele nieporozumień. Poniżej rozbijamy na czynniki pierwsze najpopularniejsze mity, konfrontując je z obowiązującymi przepisami oraz techniczną specyfikacją systemu.

Mit 1: Klient musi zaakceptować faktury w KSeF, żeby były ważne

FAKT: Nie ma obowiązku "klikania" akceptacji przez nabywcę w systemie.

W KSeF faktura jest uznana za doręczoną w momencie, w którym system nada jej numer identyfikacyjny (numer KSeF). Od tej sekundy dokument jest prawnie wiążący i uznany za otrzymany przez nabywcę. Nie ma mechanizmu "odrzucania" faktury w systemie przez kupującego, jak np. w niektórych systemach EDI.

Jeśli nabywca nie zgadza się z treścią faktury (np. błąd w cenie, towar niezamówiony), nie może jej „cofnąć” w systemie. Musi skontaktować się ze sprzedawcą i poprosić o wystawienie faktury korygującej. Do momentu wystawienia korekty, faktura pierwotna widnieje w systemie jako ważny dokument wprowadzony do obrotu prawnego.

Mit 2: W KSeF nie można korygować błędów 

FAKT: Błędy można korygować, ale wyłącznie poprzez fakturę korygującą.

System pozwala na pełną korektę danych. Różnica polega na tym, że nie można po prostu "podmienić" pliku czy anulować go, jeśli został już przetworzony i otrzymał numer KSeF. Do faktur ustrukturyzowanych (wystawionych w KSeF) nie można wystawiać not korygujących. Jeśli nabywca zauważy błąd (nawet literówkę w nazwie firmy), to sprzedawca musi wystawić fakturę korygującą. Nabywca nie może samodzielnie poprawić błędu notą.

Mit 3: Awaria zawsze daje 7 dni na wysyłkę faktur

FAKT: Termin 7-dniowy dotyczy wyłącznie oficjalnej awarii po stronie Ministerstwa.

To najniebezpieczniejszy mit. Ustawodawca rozróżnia trzy stany:

• Awaria KSeF (oficjalna): Ogłaszana w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) przez Ministerstwo. Tylko wtedy masz 7 dni roboczych na dosłanie faktur po usunięciu awarii.
• Niedostępność KSeF (np. prace serwisowe): Zapowiadana przerwa techniczna. Wtedy masz tylko 1 dzień roboczy na wysyłkę po jej zakończeniu.
• Awaria u podatnika (brak internetu, błąd programu): Jeśli będziesz miał problemy z dostępem do Internetu lub programu księgowego (tzw. tryb offline24), masz obowiązek przesłać faktury do KSeF w następnym dniu roboczym. Czekanie 7 dni narazi Cię na kary.

Mit 4: Od pierwszego dnia obowiązywania KSeF posypią się kary za każdy błąd.

FAKT: Sankcje pieniężne (kary administracyjne) zostaną uruchomione dopiero w 2027 roku.

W okresie przejściowym (rok 2026) urzędy skarbowe nie będą nakładać specyficznych kar pieniężnych przewidzianych w ustawie o VAT za błędy związane stricte z KSeF (np. za nieprzesłanie faktury w terminie 1 dnia w trybie offline).

Uwaga! Nie oznacza to całkowitej bezkarności. Jednak kary administracyjne (sięgające 100% VAT) wejdą w życie dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Mit 5: Faktury w formie papierowej znikną całkowicie w 2026 roku

FAKT: Papier (i zwykły PDF) pozostanie w obiegu w ściśle określonych przypadkach.

Kiedy wciąż używamy "papieru" (lub faktur w formacie PDF poza KSeF)?

• Sprzedaż dla konsumentów (B2C).
• Faktury dla kontrahentów zagranicznych (wysyłka wizualizacji).
• Tryb awarii całkowitej (sytuacja kryzysowa, np. wojna, blackout) – wtedy dopuszczalne jest wystawianie faktur papierowych, których nie trzeba później wprowadzać do systemu.
• Okres przejściowy dla najmniejszych firm (wykluczonych cyfrowo) – do końca 2026 r. mogą wystawiać faktury papierowe, jeśli skala ich sprzedaży jest niewielka (do 10 tys. zł miesięcznie).

Plan działania na styczeń 2026 

Mamy styczeń 2026. Czas na teoretyczne dywagacje się skończył. 1 lutego system staje się obowiązkowy dla dużych firm, a już teraz musisz przygotować wszystkich klientów na odbiór faktur. Oto co musisz zrobić w tym miesiącu, aby uniknąć paraliżu.

Zabezpiecz odbiór e-faktur

To najważniejszy punkt. Nawet jeśli Twój klient (MŚP) wchodzi do KSeF dopiero w kwietniu, to już od 1 lutego będzie otrzymywał faktury w KSeF od dużych dostawców (energetyka, telekomy, paliwa, leasingi).

• Co zrobić: Nie czekaj do kwietnia. Wygeneruj tokeny autoryzacyjne dla wszystkich klientów czynnych podatników VAT już teraz.
• Dlaczego: Jeśli tego nie zrobisz, faktury od dostawców trafią do systemu, a Ty ich nie pobierzesz. Klient przestanie dostawać PDF-y na maila. Bez tokena nie będziesz mieć dokumentów kosztowych za luty.

Ostatnia weryfikacja klientów "lutowych" 

Sprawdź listę swoich klientów pod kątem limitu 200 mln zł obrotu. To oni wchodzą w obowiązek wystawiania faktur już za chwilę.

• Testy: Upewnij się, że ich systemy sprzedażowe są zintegrowane. Wyślij próbną fakturę na serwer produkcyjny (jeśli już jest to możliwe) lub testowy.
• Tryb awaryjny: Przekaż im krótką instrukcję, co robić, gdy system nie zadziała. Muszą wiedzieć, jak wystawić fakturę offline z kodem QR.

Zrób zebranie z zespołem

1. Sprawdź sprzęt: Czy wszyscy mają aktualne wersje oprogramowania księgowego? Zadbaj o przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi KSeF oraz nadanie im odpowiednich uprawnień.
2. Procedura: Przećwiczcie scenariusz na wypadek awarii.
3. Monitoring: Wyznacz osobę, która codziennie rano będzie sprawdzać komunikaty Ministerstwa Finansów o ewentualnych awariach systemu.

Zamknij stare sprawy

Postaraj się zamknąć rok 2025 i styczeń 2026 jak najszybciej. Luty będzie miesiącem nauki nowego systemu na "żywym organizmie". Im mniej zaległości ze starego roku, tym łatwiej przejdziesz przez okres adaptacji.

Pamiętaj – w styczniu 2026 nie chodzi już o to, "czy" wdrożyć KSeF, ale "jak" przetrwać pierwsze tygodnie. Skup się na automatyzacji odbioru faktur – to Twoja tarcza ochronna przed chaosem.

Podsumowanie

KSeF to wyzwanie, ale też okazja, by skończyć z "papierologią". Kluczem do sukcesu jest przejęcie inicjatywy. Biura, które postawią na automatyczne pobieranie faktur i bieżącą pracę, zyskają spokój i więcej czasu. Te, które będą czekać na ruch klienta, mogą utonąć w zatorach.

W Fakt Zero wierzymy w proste rozwiązania. Technologia ma służyć Tobie, a nie odwrotnie. Dobre przygotowanie teraz to spokój przez cały 2026 rok.