Certyfikaty i uprawnienia

Na początku trzeba wyjaśnić kilka pojęć. Pomijamy użycie tokenów i pieczęci, skupimy się na typowych scenariuszach postępowania.

Serwery

Ministerstwo Finansów udostępnia trzy serwery z fakturami KSeF, z których każdy jest niezależny od pozostałych.

To, co wprowadzimy w jednym z nich, nie jest widoczne w pozostałych.

1. Serwer testowy
   Można na nim wchodzić na konto dowolnej firmy lub osoby, istniejącej lub nieistniejącej (nawet na NIP 1111111111) bez sprawdzania uprawnień. Nie trzeba podawać prawdziwych danych. Wpisane tam faktury są widoczne dla wszystkich, każdy może podać ten sam NIP.
2. Serwer demo (przedprodukcyjny)
   Trzeba się na nim zalogować prawdziwymi danymi, tak samo jak na serwerze produkcyjnym, ale to co wpiszemy nie zostanie użyte przez Urząd Skarbowy do naliczania podatków.
3. Serwer pełny (produkcyjny)
   Trzeba się na nim zalogować podając prawdziwe dane. To co wpiszemy zostanie użyte przez Urząd Skarbowy do naliczenia podatków. Ten serwer zostanie włączony dopiero 1.02.2026.

Aplikacje MF

Ministerstwo udostępnia trzy aplikacje dostępne na stronach www, które pozwalają na zarządzenie swoimi fakturami, certyfikatami i uprawnieniami. Można w nich wystawiać faktury Ksef bez korzystania z programów księgowych. Jest to czasochłonne i ma sens tylko wtedy, gdy ktoś wystawia jedną lub kilka faktur w miesiącu.

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 do serwera testowego:

https://web2te-ksef.mf.gov.pl/web/

Pozwala na przeglądanie danych podmiotu: faktur, uprawnień i certyfikatów, wprowadzonych dla serwera testowego. Nie widzi informacji z pozostałych serwerów.

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 do serwera demo:

https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/

Pozwala na przeglądanie danych podmiotu: faktur, uprawnień i certyfikatów, wprowadzonych dla serwera demo. Nie widzi informacji z pozostałych serwerów.

Aplikacja do serwera produkcyjnego:

https://mcu.mf.gov.pl/web/login

W tym wypadku jest dostęp tylko do aplikacji MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień), nie ma dostępu do faktur, takiego jak w dwóch wcześniejszych serwerach. Aplikacja do serwera produkcyjnego z pełną funkcjonalności pojawi się dopiero 1.02.2026.

Kontekst

Kontekst to inaczej firma w której pracujemy, z konkretnym NIP.

Logując się do kontekstu widzimy faktury zakupu i sprzedaży dla tej firmy.

Certyfikaty

Certyfikaty można wystawiać w Aplikacji Podatnika KSeF lub w MCU. Certyfikaty to pliki, które zalogowana osoba wystawia DLA SIEBIE.

Pozwalają one łączyć się z serwerami KSeF aby wysyłać i odbierać faktury do/z programów księgowych.

Certyfikaty zawierają dane konkretnej osoby fizycznej: NIP lub PESEL.

Uwaga! Nieważne czy podamy NIP czy PESEL - serwery MF znają oba numery, i jeśli użyjemy PESEL system dopasuje do niego NIP i odwrotnie.

Certyfikaty nie zawierają informacji do czego dana osoba jest uprawniona. Certyfikat pobieramy w postaci dwóch plików oraz hasła (które sami nadaliśmy).

Uprawnienia

Uprawnienia wystawia podmiot, wskazując co wskazane osoby mogą robić w jego kontekście. Uprawnienia są przechowywane na serwerach MF, nie można ich zapisać do pliku.

Można je wprowadzać i przeglądać w:

• Aplikacji Podatnika KSeF: Testowy (dla serwera testowego)
• Aplikacji Podatnika KSeF: Demo (dla serwera demo)
• MCU (Moduł certyfikatów i uprawnień) dla serwera pełnego

Klient Biura Rachunkowego nie przesyła uprawnień do biura, klient nadaje je na rzecz biura w aplikacjach Ksef, i od tej pory biuro ma dostęp do faktur klienta.

Korzystanie z Aplikacji Podatnika KSeF

Proces logowania się w przeglądarce do Aplikacji Podatnika KSeF jest dwuetapowy:

• najpierw podajemy kontekst, czyli NIP firmy w której chcemy pracować,
• potem podajemy nasze dane: osoby która będzie przeglądać dane.

Logujemy się używając podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego.

Jeśli mamy uprawnienia do wejścia - to uda się zalogować,

i możemy przeglądać dane firmy.

Logowanie się za pomocą podpisu kwalifikowanego składa się z następujących etapów:

• Aplikacja Podatnika KSeF tworzy plik xml do podpisu,
• plik xml zapisujemy na dysk,
• zewnętrznym programem, dołączonym do podpisu kwalifikowanego podpisujemy plik xml. Uwaga! Podpisywany plik xml + podpis powinny znaleźć się razem w jednym pliku xml. Jeśli sam podpis będzie oddzielnie, a plik xml oddzielnie - nie uda się zalogować,
• w Aplikacji Podatnika KSeF wczytujemy podpisany plik xml.

Film instruktażowy - Jak się zalogować do testowej Aplikacji Podatnika

Film instruktażowy - Jak zalogować się do Aplikacji Podatnika Demo i generowanie certyfikatu

Gdy osoba logująca się i firma to jedno (ten sam NIP), sprawa jest prosta. Nie jest wymagane przydzielanie uprawnień, pełne uprawnienia do wszystkiego są domyślnie aktywne.

Ale aby zalogować się do kontekstu spółki z oo, spółka musi upoważnić pierwszą osobę fizyczną. Wtedy ta pierwsza osoba może się zalogować do Aplikacji Podatnika KSeF i wykonywać wszystkie operacje, a w szczególności nadawać uprawnienia kolejnym osobom. Upoważnienie pierwszej osoby w spółce odbywa się przez wysłanie do Urzędu Skarbowego druku ZAW-FA. W tym druku osoba reprezentująca spółkę (prezes) wysyła ZAW-FA, w którym wskazuje pierwszą osobę która będzie uprawniona logowania się do KSeF, najczęściej siebie. Polecenie EIE.Deklaracja ZAW-FA powala na wydrukowanie gotowej deklaracji ZAW-FA.

Film instruktażowy - Jak złożyć ZAW_FA i zalogować się

Tworzenie certyfikatów autoryzacyjnych

Certyfikaty są potrzebne dla programu Fakt zero, aby program mógł wysyłać i odbierać faktury z KSeF. Aby pozyskać certyfikat logujemy się do Aplikacji Podatnika KSeF, tworzymy nowy certyfikat, zapisujemy 2 pliki i zapamiętujemy hasło. Ponowne zapisanie plików certyfikatu ani pobranie jego hasła nie jest już możliwe. Jeśli nie zapamiętamy plików i nie zapamiętamy hasła - nie da się ich pobrać. Taki certyfikat należy zablokować, i zamiast niego trzeba utworzyć nowy.

KSeF dla firmy jednoosobowej

Jeśli prowadzimy księgowość dla siebie, logujemy się na swoje konto w Aplikacji Podatnika KSeF i generujemy certyfikat wraz z hasłem.

Certyfikaty utworzone w Aplikacji Podatnika KSeF należy wczytać do programu Fakt zero.

Certyfikat wklejamy w funkcji BTA.Serwer KSeF Można tam wprowadzić dwa rodzaje certyfikatów: certyfikat autoryzacyjny (potrzebny do wysyłania i odbierania faktur), oraz certyfikat offline - umieszczany na wydrukach faktury wysyłanych w trybie offline. Ten pierwszy jest konieczny do wysyłania, ten drugi jest potrzebny tylko w przypadku drukowania faktur offline.

Można od razu sprawdzić czy certyfikat jest poprawny - obok jest przycisk Sprawdź certyfikat.

Certyfikat będzie działać do czasu, aż upłynie jego termin ważności lub zostanie zablokowany w Aplikacji Podatnika KSeF.

KSeF dla biura rachunkowego

Podobnie jak w przypadku korzystania z KSeF we własnym imieniu, w funkcji BTA.Serwer KSeF wklejamy WŁASNY certyfikat. Będzie on obowiązywał w bieżącej firmie.

Nie potrzebujemy żadnych plików od klienta, dla którego prowadzimy księgowość. Klient logując się do swojej Aplikacji Podatnika KSeF powinien upoważnić wybraną osobę z Biura Rachunkowego (podając jej NIP lub PESEL) do odbierania faktur dla swojej firmy i powiadomić Biuro Rachunkowe że może działać.

Klient może upoważnić osobę fizyczną wskazaną przez biuro, lub upoważnić biuro jako podmiot.

Certyfikat będzie działać do czasu, aż upłynie jego termin ważności lub wystawca certyfikatu zablokuje go w Aplikacji Podatnika KSeF.

Film instruktażowy - Jak przypisać uprawnienia do Biura Rachunkowego

Wysyłanie i odbieranie faktur

Do pobierania faktur z serwerów KSeF służą polecenia BTD.Pobierz faktury zakupu oraz BTF.Pobierz faktury sprzedaży. W czasie pobierania jest sprawdzane, czy faktury nie zostały pobrane wcześniej, aby ta sama faktura nie pojawiła się wiele razy. Jeśli jest to pierwsza faktura od tego kontrahenta, przed jego nazwą pojawi się dopisek NOWY.

Komunikacja z klientem biura na temat faktur - przygotowanie

Biuro rachunkowe będzie łączyć się bezpośrednio z serwerm KSeF, z którego będzie pobierać faktury kosztowe (zakupowe) klienta. Część z tych faktur będzie wymagała uzgodnienia z klientem - czy jest związany z działalnością gospodarczą, i może być kosztem uzyskania przychodu i będzie można odliczyć VAT.

W programie Fakt zero można wysyłać wiadomości do klientów bez wychodzenia z programu. Aby to było możliwe, najpierw trzeba:

• wprowadzić adres email klienta, na który ma otrzymywać wiadomości od biura. Adres email klienta, dla każdej firmy wprowadza się w funkcji CA.Parametry ogólne - 15.Adres email.
• wprowadzić adres email własny - biura rachunkowego. Można to wprowadzić jeden raz, dla wszystkich firm, albo dla każdej rozliczanej firmy osobno.

Komunikacja z klientem biura na temat faktur - użycie

Podświetlamy dokument do wyjaśnienia w oknie 9.Zakupy i używamy skrótu klawiszowego BW. Możemy dodać własną treść do wiadomości. Do wiadomości będzie dołączona wizualizacja faktury Ksef. Klient otrzymuje taką wiadomość email, i może na nią odpowiedzieć w swojej skrzynce pocztowej. Biuro otrzymuje odpowiedź od klienta bezpośrednio w programie - i może ją powiązać z konkretną fakturą.

Oprócz wyjaśniania dokumentów zakupu, Biuro może wysyłać do klienta dowolne wydruki z programu oraz zapytania o wyciągi bankowe wymagające wyjaśnienia.